Ο επιχειρησιακός σχεδιασμός για τις επιχειρήσεις του σήμερα και του αύριο έχει καταξιωθεί πλέον ως κατάσταση ανάγκης, σε αντίθεση με τον παραδοσιακό αυτοσχεδιασμό ο οποίος έχει αποτύχει.
Οι κοινωνικές αλλαγές, οι τεχνολογικές εξελίξεις, η αναγκαιότητα της ποιοτικής αναβάθμισης των προϊόντων, η τυποποίηση των διαδικασιών, η προστασία του περιβάλλοντος και η έξαρση του ανταγωνισμού επιβάλλουν επιτακτικά νέους ανασχεδιασμούς στις επιχειρήσεις.
Προς αποφυγήν παρερμηνείας εξηγούμε ότι επιχειρησιακός σχεδιασμός σημαίνει «μελετώ προσεκτικά και αποφασίζω σήμερα τι πρέπει να κάνω αύριο» και «όχι επιλέγω τυφλά τι μπορεί να γίνει αύριο ή τι θα έρθει αύριο». Η διαφορά στις δύο ερμηνείες έγκειται στο γεγονός ότι η πρώτη δείχνει ότι «ακολουθείται μια επιλεκτική απόφαση» σε σχέση με τις ενέργειες που θα ακολουθήσω για κάτι που σχεδίασα, σε αντίθεση με τη δεύτερη που τυχαία περιμένει να συμβεί «κάτι που έχω σκεφθεί».
Σήμερα και λόγω αύξησης του τουρισμού υπάρχουν και “γεννιούνται” τοπικές επιχειρήσεις που απασχολούν πολλά άτομα με πολύ καλό συντελεστή πωλήσεων που χρήζουν ανάγκης ποιοτικής οργάνωσης και σχεδιασμού. Ο στόχος παραμένει η μείωση κόστους, που εύκολα μπορεί να παραχθεί από μια καλοσχεδιασμένη οργάνωση που να εστιάζει στις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης, δεδομένης της γνώσης τι πραγματικά θέλει και έπειτα ποιος είναι ικανός να της το παρέχει.
Οι στόχοι μιας επιχείρησης, ποιοτικοί ή ποσοτικοί, πρέπει να είναι εφικτοί και προσαρμόσιμοι και πάντα να βασίζονται σε ακριβή και πραγματικά δεδομένα που προκύπτουν από τις εμπεριστατωμένες αναλύσεις.
Συγκεκριμένα και σε επίπεδο της γεωγραφικής μας περιοχής, στην Κρήτη, οι επιχειρήσεις έχουν ανάγκη από οργάνωση και αντίληψη, τι σημάνει logistics σε συνδυασμό με ένα παραμετροποιημένο μηχανογραφικό σύστημα στις ανάγκες της κάθε επιχείρησης, το οποίο είναι ικανό να αυξήσει τη παραγωγικότητα, να μειώσει τα καθημερινά κόστη, να προστατεύει την επιχείρηση από το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον και να αυξήσει τις πωλήσεις σε συνδυασμό με ένα σωστά μελετημένο marketing plan.
Σήμερα θα ασχοληθούμε με πληροφορική και logistics. Όσον αφορά τα logistics, δεν θα προχωρήσω στην ανάλυση της σημασίας, όπως γίνεται συνήθως, αλλά θα παραθέσω τις παρακάτω εργασίες -διεργασίες, που συντελούνται καθημερινά στις επιχειρήσεις.
Εργασίες σημαντικές όπως: Επιλογή τοποθεσίας αποθήκης, Αρχιτεκτονική σχεδίαση αποθήκης και βασική χωροθέτηση, Χωροταξία αποθήκης και λεπτομερή χωροθέτηση, Επιλογή φιλοσοφίας αποθήκευσης, Επιλογή μοναδιαίου φορτίου, Επιλογή συστημάτων αποθήκευσης, Επιλογή συστημάτων ενδο-διακίνησης, Τεχνολογίες και Πληροφοριακά Συστήματα Αποθηκών, Επιλογή οχηματων σχεδιασμός πλάνου διανομής, ανακύκλωση , Σχεδιασμός ρόλων και αρμοδιοτήτων και διαδικασίες και εργασίες αποθήκευσης.
To logistics ασχολείται με το εσωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης και συνδέεται με την υπόλοιπη εφοδιαστική αλυσίδα supply chain (προμηθευτές κτλ).
Logistics χωρίς σύστημα πληροφορικής δεν υπάρχει. Φυσικά η μηχανογράφηση δεν είναι αυτοσκοπός. Στην περίπτωση όμως που επιχειρηθεί και γίνει ελλιπώς, είναι σαν να μην έγινε “τίποτα”.
1. Ο ελάχιστος αντικειμενικός στόχος σήμερα, για να θεωρείται μια επιχείρηση επαρκώς μηχανογραφημένη είναι να γνωρίζει σε πραγματικό χρόνο:
- αξία αποθεμάτων,
- διαθέσιμα,
- απαιτήσεις,
- υποχρεώσεις.
Έλεγχος, εξαγωγή στατιστικών στοιχείων.
Εάν αυτά δεν τα έχει στο σημερινό κόσμο με τα ισχνά μικτά περιθώρια, ο θάνατος είναι προδιαγεγραμμένος.
2. Προκειμένου λοιπόν η επιχείρηση να θεωρείται επαρκώς μηχανογραφημένη, θα πρέπει πρώτα να γίνει στοιχειωδώς μηχανογραφημένη. Δηλαδή να καλύψει τους εξής τομείς:
Α. Στοιχειώδη
• Αγορές, παραλαβές
• Διαχείριση αποθήκης, απογραφές (σοβαρή επιλογή μονάδων group sets, παρτίδες ή διαστάσεις ειδών)
• Διαδικασία κοστολόγησης αγορών & markup, συμφωνίες αγορών & Έλεγχος. Αυτόματη επικαιροποίηση τιμοκαταλόγων.
• Ενδοδιακινήσεις
Β. Σε επόμενη φάση.
• Χρηματοοικονομική διαχείριση (χρηματικοί λογαριασμοί-ταμεία, διαχείριση χαρτοφυλακίου)
• Καταχώριση δαπανών & εξόδων στην εμπορική διαχείρισης
• Σύνδεση συσκευών λήψης δεδομένων & σήμανσης (πχ ζυγαριές ένα η μονάδα πώλησης είναι το κιλό κλπ)
• Διαχείριση πωλητών (αν υπάρχουν)
• Mobile δραστηριότητες (πωλησεις, παραγγελιοληψία, picking, απογραφή)
• Εμπορική πολιτική πωλήσεων - συμφωνίες με πελάτες -
• πιστωτικός έλεγχος.
Γ. Υποκαταστήματα. Εφ όσον είναι γεωγραφικά διεσπαρμένος τίθεται ζωηρά το ερώτημα της τοπολογίας που θα επιλεγεί.
• Η πρώτη λύση από τις συνηθισμένες που ακολουθούνται δηλαδή αγορά και δημιουργία Server room με όλα τα απαραίτητα για την πλήρη εγκατάσταση του (stand by server για redundancy), συστήματα backup & UPS. Επίσης Routers για δημιουργία VPN με τα υποκαταστήματα για Online σύνδεση και λειτουργία. Διότι λειτουργία offline (χωρίς επικοινωνία) είναι εκτός πραγματικότητας.
• Η δεύτερη λύση είναι εφαρμογή στο cloud (συνδρομητικής υπηρεσίας) Δεν κοστίζει όσο η εξαγορά ολόκληρου μηχανογραφημένου συστήματος με τα ανάλογα οφέλη (χαμηλή αρχική επένδυση, μειωμένο συνολικό κόστος επένδυσης, πρόσβαση σε δεδομένα από παντού, εκμετάλλευση σύγχρονων τεχνολογιών).
Στην προμελέτη και επιλογή του μηχανογραφημένου συστήματος θα πρέπει να υπολογιστούν τα κόστη σε συμβόλαια και άδειες χρηστών και αναβαθμίσεων (server, δικτυακά, συμβόλαιο λογισμικού άδεια λογισμικού).
Ολοκληρώνοντας ο επιχειρηματίας θα πρέπει να αναγνωρίσει και να αναληφθεί οτι για να διαγνωστεί ένα πλήρες μηχανογραφημένο σύστημα και να εφαρμοστεί στις ανάγκες της επιχείρησης δεν γίνεται με τρόπο μαγικό. Εκτός της αντικειμενικής επιλογής υπάρχουν και άλλες σοβαρές παράμετροι για την επιτυχία εγκατάστασης εφαρμογής όπως:
• Ανθρώπινοι πόροι- χρήστες. Επομένως θα πρέπει να διαθέσει συγκεκριμένο αριθμό ανθρώπων (ή να αξιοποιήσει από το υπάρχον προσωπικό) για συγκεκριμένο σκοπό, με καθορισμένη περιγραφής εργασίας στον κάθε ένα εργαζόμενο
•Συνεχή εκπαίδευση στελεχών και εργαζόμενων.
• Ορθή επικοινωνία σε εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον.
• Ανάγκη επέκτασης τόσο σε κτιριακό επίπεδο όσο και στα οφέλη που διαθέτει το μηχανογραφημένο σύστημα που αγόρασε.
• Επιχειρησιακός στρατηγικός σχεδιασμός.
Η σύγχρονη επιχείρηση οφείλει αν αξιολογήσει το μηχανογραφημένο σύστημα που διαθέτει να μάθει εάν το έχει αξιοποιήσει επαρκώς και εφόσον γρήγορα αντιληφθεί σε ποια μηχανογραφημένη ηλικία βρίσκεται σε συνδυασμό με τις ανάγκες τις επιχείρησης, να τολμήσει να προβεί στο επόμενο βήμα. Σε επόμενο άρθρο θα ασχοληθούμε με την αποθήκη και τα συστήματα αποθήκευσης καθώς και τις εργασίες που συντελούνται στο χώρο της αποθήκης και πώς επηρεάζουν την διανομή και την ποιοτική εξυπηρέτηση των πελατών.
* Ο Νεκτάριος Εμμ. Κανακαράκης είναι αντιπρόεδρος επιστημονικού φορέα ‘’Εταιρεία Logistics Κρήτης’’ Logistics Manager, εκπαιδευτής σε θέματα Logistics στις Τεχνικές Σχολές Εμπορικού Επιμελητηρίου Ανατολικής Κρήτης.
