Η πάταξη της γραφειοκρατίας και η εξυπηρέτηση του πολίτη είναι στους πρώτους στόχους του δήμου Ηρακλείου που έθεσε ήδη σε ισχύ την ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων!

Από χθες σταμάτησε η παραδοσιακή διακίνηση εγγράφων στη Λότζια από τη μια υπηρεσία σε μια άλλη μέσω κλητήρα ,αλλά και η καταχώρηση αιτημάτων, θεμάτων, καταγγελιών και αναφορών των πολιτών που περνούσαν μέσα από το πρωτόκολλο και που πολλές φορες χάνονταν στην πορεία.

Μετά απο επεξεργασία μηνών εφαρμόζεται πλέον το νέο σύστημα το οποίο εκτός από την καλύτερη και πιο σύγχρονη διακίνηση εγγράφων αποτελεί και ενα σύστημα ελέγχου της παραγωγικότητας των υπαλλήλων αφού κάθε έγγραφο είτε εσωτερικό είτε αιτήματος πολίτη θα ελέγχεται και θα καταγράφεται σε κάθε του πορεία.

Όπως επισημαίνει ο αντιδήμαρχος προσωπικού του δήμου Ηρακλείου Κώστας Βαρδαβάς σε έγγραφό του προς όλους τους ενδιαφερόμενους  ετέθη σε ισχύ η Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων σύμφωνα με την 377/2016 απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου Ηρακλείου. Τα έγγραφα πλέον θα ψηφιοποιούνται κατά την πρωτοκόλληση και θα διακινούνται ΜΟΝΟ ηλεκτρονικά μέσω της εφαρμογής στο backoffice.heraklion.gr ενώ θα γίνεται και χρήση του ΣΧΕΔΙΟΥ εγγράφου. Όπως τονίζεται, το σύστημα λειτουργεί πιλοτικά  από τις 15 Ιουνίου 2016. Η εφαρμογή  της ηλεκτρονικής διακίνησης και διαχείρισης παράλληλα με την έντυπη διακίνηση, ένα διάστημα 3 μηνών κατά τη διάρκεια του  οποίου έγινε προσπάθεια να λυθούν τα όποια προβλήματα προέκυψαν.

Επίσης, υπήρξε και ενημερωτική συνάντηση όλων των προϊσταμένων Διευθύνσεων και Τμημάτων στην  Ανδρόγεω  όπου έγινε παρουσίαση του Οδηγού Διακίνησης Εγγράφων και συζητήθηκαν σχετικά ερωτήματα.  

Παράλληλα, τους τελευταίους μήνες έχουν εκπαιδευτεί στη χρήση της εφαρμογής περισσότεροι από 150 υπάλληλοι του δήμου έτσι ώστε να μην υπάρξουν προβλήματα ή κι αν υπάρξουν να αντιμετωπιστούν εν τη γενέσει τους!